Baseline Competency Assessment of Pharmacists Prescribing and Managing Vancomycin Therapy in the Regina Qu’Appelle Health Region

ABSTRACT Background: Pharmacists in the Regina Qu’Appelle Health Region (RQHR), Saskatchewan, independently dose, monitor, and adjust vancomycin therapy. No framework exists for ongoing competency assessment of pharmacists. Objectives: The primary objective was to determine pharmacists’ overall level of competency for all components of the vancomycin prescribing procedure. The secondary objectives were to determine competency for individual prescribing phases, to stratify overall competency in relation to pharmacist and patient factors, and to identify the 3 most frequent errors. Methods: A retrospective chart audit was performed of patients who received a prescription for vancomycin between November 1, 2015, and January 31, 2016. Patients were included if they received pharmacistprescribed vancomycin as an inpatient or outpatient of an RQHR facility. Patients under the care of a pediatrician, those receiving vancomycin for surgical prophylaxis or via any route other than the IV route, and those whose vancomycin was prescribed by a current pharmacy resident were excluded. A rubric was created that assigned a numeric value for the appropriate completion of various procedure criteria. Results: A total of 326 patients received vancomycin during the study period, of whom 200 met the inclusion criteria, representing 511 discrete episodes of prescribing by 42 pharmacists. The median overall competency rate, for all phases of prescribing, was 100% (interquartile range [IQR] 90.1%–100%). The median competency rates for the empiric therapy and monitoring phases were 94.4% (IQR 88.9%–100%) and 100% (IQR 87.5%–100%), respectively. No statistically significant differences were found in relation to pharmacists’ experience or postbaccalaureate education, patients’ level of acuity, or timing of prescribing. The competency score was significantly higher among pharmacists prescribing for patients with normal renal function than among those prescribing for patients with reduced renal function (p = 0.008). The 3 most common errors were failure to document risk factors for nephrotoxicity, failure to document requirement to obtain future trough levels, and failure to document that samples for trough levels had been drawn correctly. Conclusions: During the study period, pharmacists at RQHR showed competency in all phases of vancomycin prescribing using the approved procedure. Documentation of clinical plans and assessments was identified as an area for improvement. RÉSUMÉ Contexte : Des pharmaciens de la régie régionale de la santé de Regina Qu’Appelle (RRSRQ) en Saskatchewan s’occupent eux-mêmes de doser la vancomycine ainsi que d’en surveiller et d’en ajuster la posologie. Or, à ce jour, aucun cadre n’entoure l’évaluation continue de la compétence de ces pharmaciens. Objectifs : L’objectif principal était de déterminer le niveau global de compétence des pharmaciens pour tous les éléments de la marche à suivre pour prescrire la vancomycine. Les objectifs secondaires consistaient à déterminer le niveau de compétence pour chaque étape de la prescription, à stratifier le niveau global de compétence en fonction de facteurs se rapportant au pharmacien et au patient et à identifier les trois erreurs les plus courantes. Méthodes : On a réalisé une vérification rétrospective des dossiers médicaux de patients qui se sont fait prescrire la vancomycine entre le 1er novembre 2015 et le 31 janvier 2016. Les patients admis à l’étude devaient avoir reçu la vancomycine sur la prescription d’un pharmacien alors qu’ils étaient hospitalisés ou en consultation externe dans un établissement de la RRSRQ. Les patients soignés par un pédiatre, ceux ayant reçu un traitement prophylactique de vancomycine pour une intervention chirurgicale, ceux ayant reçu le médicament autrement que par voie intraveineuse et ceux dont la vancomycine a été prescrite par un résident en pharmacie à l’époque ont été exclus. Une grille d’évaluation a été créée afin d’accorder une valeur numérique selon le degré de conformité de l’exécution aux différents critères de la marche à suivre. Résultats : Au total, 326 patients ont reçu la vancomycine pendant la période d’étude. Parmi eux, 200 répondaient aux critères d’inclusion, ce qui représentait 511 actes distincts de prescription réalisés par 42 pharmaciens. Le taux de compétence global médian pour toutes les phases de la prescription était de 100 % (écart interquartile [ÉIQ] de 90,1 % à 100 %). Les taux de compétence médians pour les phases de l’antibiothérapie empirique et du suivi étaient respectivement de 94,4 % (ÉIQ de 88,9 % à 100 %) et de 100 % (ÉIQ de 87,5 % à 100 %). Aucune différence statistiquement significative quant à la compétence n’a été relevée par rapport à l’expérience du pharmacien, aux études universitaires de cycles supérieurs, à la gravité de l’état du patient ou au moment de la réalisation de la prescription. Le score de compétence était significativement plus élevé chez les pharmaciens prescrivant à des patients dont la fonction rénale est normale que pour ceux prescrivant à des patients atteints d’insuffisance rénale (p = 0,008). Les trois erreurs les plus courantes étaient : négliger de consigner les facteurs de risque néphrotoxique, négliger de consigner que l’obtention de futures concentrations minimales était nécessaire et négliger de consigner que les échantillons pour les concentrations minimales avaient été prélevés correctement. Conclusions : Pendant la période d’étude, les pharmaciens travaillant à la RRSRQ ont fait preuve de compétence dans l’ensemble des phases de prescription de la vancomycine en utilisant la marche à suivre approuvée. On a noté qu’il fallait améliorer la consignation des plans cliniques et des évaluations.

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