Get Smart, Canada: Exploring Smart Pump Implementation, Management, and Compliance with Standards through a Nationwide Survey

Background: Smart pump technology is relatively new, and uncertainty exists regarding best practices for development and management of the drug libraries in these devices. In Canadian hospitals, IV smart pumps and their drug libraries are created and maintained according to recommendations from Accreditation Canada and guidelines from the US Institute for Safe Medication Practices (ISMP). Current compliance with these standards in Canada is unknown. However, neither organization provides specific operational steps detailing how to effectively create and manage a drug library, which leaves significant room for interpretation. Furthermore, the human resources dedicated to creation and management of these libraries in accordance with guidelines and standards are unknown. Objectives: To describe current compliance with standards and guidelines for smart pump drug libraries; the processes used for drug library set-up, management, training, and support; and the resources currently used for these activities in Canadian hospitals. Methods: A 43-question online survey was made available in spring 2021 to multidisciplinary team members involved in implementation of IV smart pumps and/or management of drug libraries in Canadian hospitals. Results: A total of 55 complete or partial responses were received. Most responses indicated that standards set by Accreditation Canada and ISMP were not being met, with only 30% (14/47) updating their libraries at least quarterly and 47% (20/43) performing quality reviews at least every 6 months. Although the majority of respondents reported regular monitoring of compliance, 30% (11/37) did not perform such monitoring. Results further indicated variation across Canadian hospitals in set-up, management, training, and support related to drug libraries, as well as variation in the human resources available for these activities. Conclusions: Canadian health authorities and organizations are not meeting current ISMP and Accreditation Canada standards for smart pumps. Variation exists in terms of strategies for creating and managing drug libraries, as well as in the training and resources needed to support these initiatives. Canadian health authorities and organizations should prioritize meeting these standards and should closely review the resources required to do so. RÉSUMÉ Contexte : La technologie des pompes « intelligentes » est relativement nouvelle et des zones d’ombre subsistent quant aux meilleures pratiques de développement et de gestion des bibliothèques de médicaments intégrées à ces appareils. Dans les hôpitaux canadiens, les pompes IV intelligentes et leurs bibliothèques sont créées et maintenues conformément aux recommandations d’Agrément Canada et aux lignes directrices de l’Institute for Safe Medication Practices (ISMP; États-Unis). Le respect actuel de ces normes au Canada est inconnu. Cependant, aucune des organisations ne fournit de mesures opérationnelles particulières détaillant comment créer et gérer efficacement une bibliothèque de médicaments, ce qui laisse une grande marge d’interprétation. De plus, on ne connaît pas les ressources humaines consacrées à la création et à la gestion de ces bibliothèques conformément aux lignes directrices et aux normes. Objectifs : Décrire, dans un premier temps, dans quelle mesure les lignes directrices et les normes régissant les bibliothèques de pompes « intelligentes » sont respectées; ensuite, les processus utilisés pour mettre en place la bibliothèque de médicaments, la gérer, former et soutenir le personnel; et, finalement, les ressources actuellement utilisées pour ces activités dans les hôpitaux canadiens. Méthodes : Au printemps 2021, un sondage en ligne comportant 43 questions a été mis à la disposition des membres d’équipes multidisciplinaires impliquées dans la mise en œuvre des pompes intelligentes IV et/ou la gestion des bibliothèques de médicaments dans les hôpitaux canadiens. Résultats : Au total, 55 réponses complètes ou partielles ont été reçues. La plupart des réponses ont signalé que les normes établies par Agrément Canada et l’ISMP n’étaient pas respectées. En effet, seulement 30 % (14/47) actualisaient leur bibliothèque au moins tous les trimestres et 47 % (20/43) effectuaient des examens qualitatifs au moins tous les 6 mois. Bien que la majorité des répondants aient fait état d’un contrôle régulier de la conformité, 30 % (11/37) n’effectuaient pas un tel contrôle. Les résultats ont en outre indiqué des variations entre les hôpitaux canadiens en matière de configuration, de gestion, de formation et de soutien liés aux bibliothèques de médicaments, ainsi que des variations dans les ressources humaines disponibles pour ces activités. Conclusions : Les autorités et organismes de santé canadiens ne respectent pas les normes actuelles de l’ISMP et d’Agrément Canada pour les pompes intelligentes. On observe des variations en termes de stratégies de création et de gestion de bibliothèques de médicaments, ainsi que de formation et de ressources nécessaires pour soutenir ces initiatives. Les autorités et les organismes de santé canadiens devraient accorder la priorité au respect de ces normes et devraient examiner de près les ressources nécessaires pour y parvenir.

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