Developing a Quick Isolation Bed Inquiry System During the COVID-19 Outbreak: User-Centered Design Approach Based on the Toyota Production System
Notice bibliographique
Résumé
BACKGROUND: During the COVID-19 outbreak in May 2021, our hospital-designated as a specialized facility for severely infected patients-faced critical staff and resource shortages. The urgent need for efficient bed management to ensure timely admissions underscored the inefficiencies of the manual, phone-based allocation process, which averaged 454 seconds per query. Traditional IT solutions were not feasible due to time and cost constraints. OBJECTIVE: This study aims to design and implement a rapid, zero-cost Quick Isolation Bed Inquiry System that provides real-time bed information and enables timely admissions without requiring additional workforce or expense. METHODS: We conducted a 3-cycle pre-post quality improvement study guided by the Toyota business practice (TBP), an 8-step problem-solving framework. After clarifying the problem and constructing a value stream map, we identified bottlenecks. A user-centered solution was developed by leveraging an underutilized data export function in the hospital's bed inquiry platform. Using Microsoft Excel Visual Basic for Applications, we automated the filtering and display of relevant bed information. The primary outcomes were process time and number of steps; secondary outcomes included staff time savings and system accuracy. RESULTS: The baseline manual process required 25 steps and 454 seconds to complete a query. The new system reduced this to 3 steps and 12 seconds, representing a 97.4% gain in efficiency. Single-click execution generated 3 outputs (administrative PDF, large-screen display, and mobile version) in 4 seconds, with distribution to the hospital LINE group completed in 7 seconds. Reliability reached 100%, with continuous availability through virtual private network access. Development and debugging were completed within 3 days using only existing resources. Postpandemic, the system was adapted for general ward management with minimal modifications. CONCLUSIONS: Applying TBP enabled the rapid development of a user-centered, zero-cost bed management tool by repurposing existing digital assets. The intervention markedly improved efficiency, reliability, and usability without additional staffing or expenditure, providing a scalable model for agile health care systems operating under resource constraints. Future work will focus on deeper automation, such as application programming interface-based real-time updates, and on evaluating downstream impacts on patient flow and bed turnover.
Récupéré en direct depuis OpenAlex et désinversé. Les résumés ne sont pas conservés dans cette base de données : les index inversés représentent 8,6 Go des 9,3 Go de texte de la base, et le serveur dispose de 13 Go libres.
Comment cette classification a été obtenuedéplier
Prédiction machine sur la base complète
Imitation des enseignantsNi prévalence calibrée, ni vérité terrain. Validation humaine à venir. Le volet Gemma est une étiquette directe du modèle pour chaque travail de la base, lue sur la notice réduite au titre. Le volet Codex est un classifieur appris des 10 348 étiquettes directes de Codex et calibré sur les taux pondérés de l'échantillon; les champs sans appui suffisant ne portent aucun appel Codex. Le mode candidate est l'union des deux volets; le consensus est leur intersection. Ces sorties portent le statut machine_predicted_unvalidated et ne sont pas des étiquettes humaines.
Scores du classifieur distillé par catégorie (deux têtes)
| Catégorie | Codex | Gemma |
|---|---|---|
| Métarecherche | 0,009 | 0,011 |
| Méta-épidémiologie (sens strict) | 0,001 | 0,001 |
| Méta-épidémiologie (sens large) | 0,001 | 0,001 |
| Bibliométrie | 0,001 | 0,000 |
| Études des sciences et des technologies | 0,001 | 0,001 |
| Communication savante | 0,003 | 0,002 |
| Science ouverte | 0,002 | 0,002 |
| Intégrité de la recherche | 0,001 | 0,001 |
| Charge utile insuffisante (le modèle a refusé de juger) | 0,004 | 0,001 |
Scores machine (provisoires)
Les deux têtes enseignantes du modèle étudiant, lues sur ce travail. Un score ordonne la base pour la relecture; il n'affirme jamais une catégorie, et le statut de validation accompagne chaque rangée tel quel.
Scores de référence d'un modèle non mature (critères de maturité non atteints, 7 itérations). Un score ordonne; il n'affirme jamais une catégorie.
score_only:v0-immature-baseline · tel quel depuis la passe de notation : score_only signifie que le nombre peut ordonner les travaux, et qu'aucune étiquette de catégorie n'en découleClassification
machine, non validéePrédiction automatique; un appel candidat d’une seule source (Gemma direct ou Codex distillé), pas un consensus.
Le détail, modèle par modèle et score par score, se trouve en fin de page sous « Comment cette classification a été obtenue ».