Politique relative aux frais de déplacement, de représentation et de réception

Politique relative aux frais de déplacement, de représentation et de réception 18.03.21.10 PréambuleLa présente politique vise à préciser les modalités d'autorisation, d'approbation et de remboursement des frais de déplacement et de représentation encourus par une personne qui participe à une réception, qui effectue un déplacement dans le cadre de l'exercice de ses fonctions au Collège ou qui participe au rayonnement du Collège dans son milieu par des activités de représentation, de réception et de relations publiques.Ces activités s'inscrivent dans la mission du Cégep.La présente politique a été élaborée dans une perspective de saine gouvernance de même que dans une volonté partagée d'utiliser les fonds publics à bon escient et d'en rendre compte tout en étant en mesure de justifier les remboursements de dépenses accordés. ObjectifsLa politique vise à :  Encadrer les pratiques institutionnelles liées aux dépenses de représentation, aux réceptions et aux activités nécessitant un déplacement. Préciser les règles et les modalités d'autorisation et de remboursement de ce type de dépenses. Champ d'applicationEst assujettie à cette directive, toute personne (administratrices ou administrateurs, personnel d'encadrement et autres membres du personnel salariés) qui est appelée à participer à une réunion ou à une rencontre, à représenter le Cégep de Sherbrooke ou à superviser des activités pédagogiques et des stages et qui, pour ce faire, doit encourir des frais qui seront remboursés par le Cégep.Cette politique ne s'applique pas aux frais occasionnés par des activités de perfectionnement ou d'autres activités de formation lorsqu'elles sont régies par des procédures institutionnelles spécifiques.Cette politique ne s'applique pas non plus aux frais encourus par les étudiantes et les étudiants ou par les personnes qui les entraînent ou qui les accompagnent dans le cadre des activités sportives et socioculturelles.Le Cégep ne rembourse pas de dépenses payées par d'autres organismes ou d'autres sources. AdmissibilitéPour être admissible au remboursement, la dépense doit être conforme aux idées et aux principes directeurs et avoir été réellement encourue, pièce justificative à l'appui.Une réclamation non conforme à l'application de cette politique est sujette au refus total ou partiel du remboursement. Responsable de l'application de la politiqueLa direction des ressources matérielles et financières est responsable de l'application de cette politique. Article 1 -Définitions Frais de déplacementFrais encourus par un membre du personnel ou un membre du conseil d'administration du Cégep qui effectue un déplacement.Ces frais consistent principalement en frais de transport, en frais de séjour (hébergement, repas) et en frais d'inscription. Frais de réceptionFrais encourus lors de la tenue d'une rencontre sociale, d'un banquet, d'une réception ou d'une réunion quelconque organisée par le Cégep ou par l'un de ses partenaires.Les frais de réception comprennent les dépenses de repas, de consommations, de service, d'animation, de décoration, de location et toutes autres dépenses reliées à la tenue d'une activité ou d'un événement organisé par le Cégep. Frais de représentation et de relations extérieuresFrais encourus pour le développement de partenariats et pour le rayonnement du Cégep dans son environnement.Les frais de représentation et de relations extérieures comprennent notamment des frais de repas, de consommations et d'inscription ou de participation à diverses activités. Pièce justificativeReçu ou facture officielle originale servant à justifier la réclamation de montants qui ont effectivement été payés ainsi qu'un avis de convocation, un ordre du jour ou un écrit faisant état de l'activité et la nature de la dépense.Le reçu de transaction de carte de crédit ou de carte de débit ne constitue pas une pièce justificative suffisante. Article 5 -Diffusion de la politiqueLa direction générale s'assure de la diffusion de la présente politique auprès de la communauté collégiale par les moyens qu'elle juge appropriés et s'assure d'un rappel annuel des principales règles. Article 6 -Mise à jour de la politiqueLa direction générale a la responsabilité de réviser la politique de manière régulière et lorsque requis.

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