Constructing an effective electronic records management programme: policies, practices, and systems in an international legal context

Les tribunaux internationaux ayant accepté le concept de tribunal électronique, où les procédures judiciaires sont menées à l'aide d'éléments de preuve sous format électronique, des politiques, pratiques et systèmes de gestion de documents électroniques appropriés sont devenus essentiels pour préserver l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et la facilité d'utilisation d'un document en vue de l'administration d'un procès équitable.Cette étude vise à comprendre comment les documents électroniques sont gérés par les tribunaux internationaux -en particulier à la Cour Pénale Internationale (CPI), qui est la première cour internationale électronique -et d'identifier divers facteurs qui soutiennent un programme de gestion des documents électroniques qui assure leur authenticité, fiabilité, intégrité et facilité d'utilisation.Les questions de recherche suivantes sont formulées dans cette étude: (1) comment les politiques de gestion de documents électroniques sont-elles effectivement mises en place auprès d'un tribunal international, notamment dans les deux sous-organes d'un tribunal international : le Greffe et le Bureau du Procureur?Y a-t-il des différences dans la mise en œuvre de ces politiques dans les activités quotidiennes de gestion des documents dans les deux sous-organes?(2) Quels types de documents sont générés, utilisés, gérés et conservés dans leurs activités?Comment les documents électroniques sont-ils gérés et transférés en fonction du rôle des professionnels de l'information dans les deux sous-organes?(3) Dans quelle mesure les systèmes de gestion des documents électroniques ont-ils été mis en œuvre pour appuyer les processus administratifs d'un tribunal international?Quelles exigences fonctionnelles des systèmes de gestion des documents électroniques ont été définies et mises en place pour soutenir les activités de gestion des documents de la cour internationale?Pour répondre à ces questions, cette étude a adopté une méthodologie de recherche mixte basée sur l'étude de cas.Les données ont été recueillies à l'aide de trois méthodes: (1) une enquête en ligne auprès des professionnels de l'information à la CPI ; (2) des entrevues semistructurées en profondeur avec des professionnels de l'information sélectionnés en fonction de leurs rôles et responsabilités dans les processus de gestion des documents électroniques à la CPI ;(3) et les documents justificatifs.Les données de l'enquête quantitative ont d'abord été décrites v dans une analyse descriptive et statistique puis les données qualitatives des entrevues et des documents justificatifs ont été analysées à l'aide d'une technique d'analyse de contenu.Les résultats de l'étude montrent que la gestion des documents électroniques est essentielle pour de la CPI et que le personnel est bien conscient de l'importance de la gestion des documents électroniques.Des politiques de gestion des documents ont été élaborées et mises en œuvre au niveau aussi bien de l'institution que des sections et unités en fonction de la politique organisationnelle de la cour.Les membres du personnel gérent les documents électroniques et les métadonnées tout au long du cycle de vie des documents en appliquant les politiques afférentes et en utilisant adéquatement les systèmes de gestion des documents électroniques.Un processus opérationnel collaboratif est nécessaire entre les organes et les sections pour assurer l'authenticité, la fiabilité et l'intégrité des dossiers.Une analyse des besoins fonctionnels des systèmes définit la sécurité des documents comme la fonction prioritaire en raison de la sensitivité des documents judiciaires.En outre, les résultats montrent que la gestion des documents électroniques doit s'adapter au contexte organisationnel pour être plus efficace et pratique.À la lumière des résultats, l'étude présente les défis et les enjeux liés à la gestion des documents électroniques, notamment: (1) la sécurité; (2) les métadonnées; (3) le flux de travail; (4) et la conservation des documents.Afin de relever ces défis et ces enjeux, cette étude suggère une liste des prérequis des systèmes pour les tribunaux internationaux qui peuvent être utilisées pour l'évaluation des systèmes existants ou pour la sélection d'un nouveau.En outre, l'étude développe les composantes d'un programme de gestion des documents électroniques dans les organisations internationales.Elle définit ces composantes et explique les relations qui existent entre elles.Les quatre composantes sont: (1) les politiques et le cadre règlementaire; (2) les pratiques et procédures; (3) les systèmes et technologies; (4) et le contexte organisationnel.Un modèle de programme de gestion des documents fondé sur les quatre composantes peut être adapté à toute organisation internationale ainsi qu'aux différents types d'organismes judiciaires lorsqu'ils entreprennent ou révisent leur programme de gestion électronique des documents.

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